Unter dem Begriff „Unified Collaboration“ der auch oft zusammen mit dem Begriff „Unified Communication“ genannt wird, versteht man die Integration von verschiedenen Kommunikationsmethoden wie Audio und Video Konferenzen, virtuellen white boards und erweiterten Kommunikationsmethoden auf eine einheitliche Anwendungsumgebung bzw. eine einzelne Plattform. Neben der Zusammenführung und Organisation mehrerer Medien ist die Bereitstellung von Präsenzinformationen über die einzelnen Mitarbeiter besonders in einem verteilten Arbeitsumfeld von Bedeutung, sowie die Integration und Verfügbarkeit von Kontextinformationen.

Diese Plattformen haben schon in Unternehmen und Firmennetzwerken Einzug gehalten und sich dort inzwischen in den Arbeitsalltag integriert und etabliert. Diese Erfahrungswerte können genutzt werden, um so eine Plattform auch in den klinischen Alltag, mit allen seinen spezifischen Eigenschaften und Schwierigkeiten, zu etablieren.

In der heutigen Zeit haben Krankenhäuser zunehmend mit steigenden Kosten und Personalmangel zu kämpfen. Deswegen muss zusehends darauf geachtet werden, die Effizienz der Abläufe im Krankenhaus zu steigern. Ein großer zeitraubender Faktor im klinischen Arbeitsalltag sind die Kontaktversuche von Mitarbeitern untereinander oder mit anderen Stellen, teilweise ist in Studien von bis zu 30 Minuten pro Tag die Rede. Durch eine allgemein eingesetzte und standardisierte Kommunikationsplattform soll dieser Zeitaufwand für Kontaktversuche durch Präsenzinformation inklusive des verfügbaren Mediums reduziert werden. Generell soll die Kommunikation komplett Software basiert und nicht über mehrere unterschiedliche Kanäle verlaufen. Dadurch ist es schon dem einzelnen Anwendenden möglich, die aktuelle Verfügbarkeit des gewünschten Kontaktes schnell zu ermitteln, den Zeitpunkt der nächsten möglichen Kontaktaufnahme zu planen oder nach anderen verfügbaren Mitarbeitern zu suchen. Durch das Einstellen der eigenen Erreichbarkeit bzgl. Zeit und Medium wird es dem einzelnen erlaubt, Zeiten kund zu tun an denen seine Erreichbarkeit eingeschränkt ist.

Diese allgemein eingesetzte Plattform kann es zudem ermöglichen, Videokonferenzen zu schalten oder Bildschirminhalte zu teilen oder zu bearbeiten, welches jederzeit und an jedem Ort möglich sein soll. Somit können sich solche Plattformen auch über Anwendungen auf mobilen Endgeräten in den Workflow des klinischen Fachpersonals wie z.B. Ärzten bei Visiten eingliedern. Es können unterschiedliche Gruppen miteinander in Echtzeit kommunizieren und somit auch Informationen auf direktem Wege geteilt werden, wie z.B. das Versenden von Labordaten direkt an das Pflegepersonal des Patienten. Dadurch, dass viele Anwendende in so einem System gleichzeitig aktiv sein können wird es auch multimandantenfähig genannt.

Bei den ersten Umsetzungen werden dual-mode Mobiltelefone eingesetzt die sich wahlweise in das Hauseigene WLAN verbinden oder über mobiles Internet laufen. Dadurch wird eine möglichst lückenlose Erreichbarkeit gewährleistet. Auch durch die Vernetzung mit dem Patienten eigenen Smartphone kann das Pflegepersonal sich Arbeitswege sparen, da diese nicht mehr gezwungen sind persönlich nach deren Wünschen zu fragen sondern es per Text-Message erfragen können. Inzwischen gibt es jedoch auch schon weitreichendere Angebote für einheitliche Kollaborations- und Kommunikations-Plattformen, je nach den jeweiligen Voraussetzungen und Kontext wie dem Einsatzgebiet Krankenhaus mit spezifischen Umsetzungsmöglichkeiten, wie die Bereitstellung als Hosting-Lösung.

Durch die Integration einer Unified Collaboration and Communication Platform würden sich die Erfolge aus dem betrieblichen Umfeld auf das Krankenhaus übertragen und somit auch dort zu einer einfacheren und direkteren Kommunikation führen. Neben der Effizienzsteigerung bei der Kommunikation des Personals untereinander erleichtert dies auch relevante Informationen an den Patienten weiterzugeben, um ihn damit mehr in die eigene Behandlung zu integrieren und mehr Transparenz zu gewährleisten. Eine gemeinsame Anwendungsumgebung macht es möglich, modernste Kommunikationstechnologie nutzen, aber besonders im klinischen Alltag nicht durch die Komplexität der verschiedenen Medien eingeschränkt zu werden.